RГ  soГЎt, lЖ°б»Јc bб»Џ hoбєЎt Д‘б»™ng khГґng cбє§n thiбєїt

Để thực hiện tinh gọn, lãnh đạo cần xác định rõ đâu là “cốt lõi” tạo ra kết quả lớn nhất. Lược bỏ không phải là giảm bớt khối lượng công việc một cách chung chung, mà cần phân tích, đánh giá và loại bỏ chính xác những đầu mục, quy trình, thói quen không phù hợp. Các nhà quản lý có thể:

• Thб»±c hiện rГ  soГЎt Д‘б»‹nh kб»і, lбє­p danh sГЎch cГЎc hoбєЎt Д‘б»™ng chГ­nh trong doanh nghiệp, Ж°u tiГЄn tбє­p trung nguб»“n lб»±c vГ o 20% nhiệm vụ tбєЎo ra 80% kбєїt quбєЈ.
• CбєЇt bб»Џ nhб»Їng Д‘бє§u việc khГґng tбєЎo ra giГЎ trб»‹ nhЖ°ng vбє«n tб»“n tбєЎi do thГіi quen vбє­n hГ nh cЕ©.
• Giao việc rГµ rГ ng, cГі mục tiГЄu cụ thб»ѓ cho CBNV, trГЎnh hiб»ѓu sai Д‘б»Ѓ bГ i lГ m giбєЈm nДѓng suất vГ  tinh thбє§n lГ m việc.

Đơn giản hóa quy trình

Quy trình rườm rà, nhiều tầng nấc phê duyệt khiến thời gian làm việc kéo dài, nhân sự chán nản, bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh. Lãnh đạo tinh gọn cần phải xây dựng, thiết kế các quy trình ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, giúp nhân viên thuận tiện theo dõi và làm việc. Có thể kể đến một vài phương án:

• RГєt gб»Ќn quy trГ¬nh phГЄ duyệt: Chia thГ nh 2 – 3 cấp duyệt cụ thб»ѓ, chỉ rГµ cấp nГ o cбє§n kГЅ, cấp nГ o chỉ cбє§n phГЄ duyệt qua email.
• Hб»Ќp nhanh, hб»Ќp gб»Ќn, giбєЈi quyбєїt vấn Д‘б»Ѓ cụ thб»ѓ: tб»• chб»©c cuб»™c hб»Ќp khГґng quГЎ dГ i, chỉ bГ n 1 – 2 vấn Д‘б»Ѓ then chб»‘t, nГЄu rГµ ngЖ°б»ќi chб»‹u trГЎch nhiệm cho tб»«ng nhiệm vụ.
• Sб»­ dụng cГЎc cГґng cụ sб»‘ Д‘б»ѓ tДѓng tб»‘c việc ra quyбєїt Д‘б»‹nh: bГЎo cГЎo trб»±c tuyбєїn, biб»ѓu mбє«u tб»± Д‘б»™ng…

Quản lý bằng dữ liệu

Quyết định dựa trên cảm tính và ước lượng không giải quyết được vấn đề một cách triệt để. Dữ liệu sẽ góp phần “sàng lọc” thông tin, giúp lãnh đạo và đội ngũ CBNV làm việc dựa trên thực tế, trở thành căn cứ để cải tiến liên tục. Một số cách nhà quản lý có thể thử:

• Thiбєїt lбє­p bбєЈng dб»Ї liệu theo thб»ќi gian thб»±c: sб»‘ liệu Д‘Ж°б»Јc cбє­p nhбє­t kб»‹p thб»ќi giГєp nбєЇm bбєЇt dấu hiệu bất thЖ°б»ќng vГ  ra quyбєїt Д‘б»‹nh Д‘Гєng lГєc.
• XГўy dб»±ng quy trГ¬nh ra quyбєїt Д‘б»‹nh dб»±a trГЄn dб»Ї liệu: cбє§n cГі bбєЈng phГўn tГ­ch chi phГ­, lб»Јi Г­ch, dб»± bГЎo rủi ro,… trЖ°б»›c khi kГЅ duyệt ban hГ nh thГґng bГЎo, quyбєїt Д‘б»‹nh hay dб»± ГЎn mб»›i.
• ДђГ o tбєЎo nhГўn viГЄn “sб»‘ng cГ№ng dб»Ї liệu”: Д‘б»™i ngЕ© cбє§n biбєїt Д‘б»Ќc bГЎo cГЎo thГґng qua dб»Ї liệu, phГўn tГ­ch cЖЎ bбєЈn cГЎc sб»‘ liệu.

Thiбєїt lбє­p Д‘б»™i ngЕ© tinh gб»Ќn

Một tổ chức tinh gọn không đồng nghĩa với ít nhân sự, mà là ít tầng nấc quản lý, tránh chồng chéo vai trò. Lãnh đạo cần định hình rõ ai là người chịu trách nhiệm chính cho mỗi mục tiêu, đồng thời khuyến khích các nhóm liên chức năng phối hợp trực tiếp, linh hoạt thay vì qua nhiều đầu mối trung gian. Một số gợi ý cho lãnh đạo:

• Thiбєїt lбє­p mГґ hГ¬nh, sЖЎ Д‘б»“ tб»• chб»©c “phбєіng”: GiбєЈm bб»›t cấp quбєЈn lГЅ trung gian, xГЎc Д‘б»‹nh luб»“ng lГ m việc trб»±c tiбєїp, hбєЎn chбєї phГўn cấp 5–6 tбє§ng.
• PhГўn cГґng vai trГІ RACI cho mб»—i việc, bao gб»“m: ai chб»‹u trГЎch nhiệm chГ­nh (Responsible), ai chб»‹u trГЎch nhiệm phГЄ duyệt (Accountable), cбє§n ai tЖ° vấn (Consulted), ai cбє§n Д‘Ж°б»Јc thГґng bГЎo (Informed).
• Tб»• chб»©c cГЎc nhГіm dб»± ГЎn tбєЎm thб»ќi (task force) Д‘б»ѓ xб»­ lГЅ ngay khi cГі vấn Д‘б»Ѓ.
• Thiбєїt lбє­p SLA – cam kбєїt vб»Ѓ thб»ќi gian xб»­ lГЅ vГ  phбєЈn hб»“i giб»Їa cГЎc Д‘ЖЎn vб»‹ liГЄn quan.
• Triб»ѓn khai cГЎc chЖ°ЖЎng trГ¬nh thГєc Д‘бє©y vДѓn hГіa phбєЈn hб»“i nhanh vГ  hб»Ќc hб»Џi liГЄn tục.

Trong kỷ nguyên mà công nghệ đang tái định hình toàn bộ ngành công nghiệp, tinh gọn không chỉ là một lựa chọn, mà là điều bắt buộc để doanh nghiệp tồn tại và bứt phá. Tinh gọn giúp tổ chức phản ứng nhanh với thay đổi, cắt giảm lãng phí và tập trung nguồn lực vào những giá trị cốt lõi. Khi lãnh đạo chủ động rà soát hoạt động, đơn giản hóa quy trình, quản trị bằng dữ liệu và xây dựng đội ngũ hiệu quả, tổ chức sẽ trở thành một hệ thống vận hành linh hoạt, chính xác và đầy sức cạnh tranh trong cuộc đua số hóa toàn diện.

Theo nội dung Đặc san Dệt May và Thời trang Việt Nam số 7 + 8/2025. Chi tiết xem tại đây!

Ví dụ thực tế: Một hệ thống phòng cháy hiện đại (công nghệ) và chính sách bảo hiểm đầy đủ (quy trình) sẽ thất bại nếu:

• NhГўn viГЄnВ khГґng Д‘Ж°б»Јc Д‘Г o tбєЎo, thiбєїu ГЅ thб»©c (vб»©t tГ n thuб»‘c gбє§n hГ ng hГіa dб»… chГЎy –В nguб»“n rủi ro con ngЖ°б»ќi).
• LГЈnh Д‘бєЎoВ thiбєїu cam kбєїt, cбєЇt giбєЈm ngГўn sГЎch Д‘Г o tбєЎo an toГ n (nguб»“n rủi ro con ngЖ°б»ќi).
• VДѓn hГіa tб»• chб»©cВ Д‘б»• lб»—i, thiбєїu trГЎch nhiệm, khiбєїn nhГўn viГЄn ngбєЎi bГЎo cГЎo nguy cЖЎ chГЎy tiб»Ѓm бє©n (nguб»“n rủi ro con ngЖ°б»ќi).

NgЖ°б»Јc lбєЎi, thГ nh cГґng Д‘бєїn tб»«:

• NhГўn viГЄnВ Д‘Ж°б»Јc Д‘Г o tбєЎo bГ i bбєЈn, cГі tinh thбє§n cбєЈnh giГЎc vГ  trГЎch nhiệm (giбєЈi phГЎp con ngЖ°б»ќi).
• LГЈnh Д‘бєЎoВ Ж°u tiГЄn an toГ n, Д‘бє§u tЖ° vГ o con ngЖ°б»ќi vГ  vДѓn hГіa minh bбєЎch (giбєЈi phГЎp con ngЖ°б»ќi).

Con ngЖ°б»ќi lГ  trung tГўm – VДѓn hГіa lГ  nб»Ѓn tбєЈng

CГі nhiб»Ѓu lГЅ do khiбєїn rủi ro con ngЖ°б»ќi lГ  lб»›n nhất: Lб»—i vбє­n hГ nh, thiбєїu hiб»ѓu biбєїt, Д‘Г o tбєЎo khГґng Д‘бє§y đủ, cб»‘ ГЅ vi phбєЎm (gian lбє­n), Д‘бєЎo Д‘б»©c nghб»Ѓ nghiệp kГ©m, giao tiбєїp kГ©m hiệu quбєЈ, tЖ° duy ngбєЇn hбєЎn, khГЎng cб»± thay Д‘б»•i.В Mб»Ќi rủi ro (tГ i chГ­nh, phГЎp lГЅ, cГґng nghệ…) Д‘б»Ѓu cГі gб»‘c rб»… sГўu xa tб»« hГ nh vi vГ  quyбєїt Д‘б»‹nh của con ngЖ°б»ќi nhЖ°:

• • TГ­nh khГґng thб»ѓ Д‘oГЎn Д‘б»‹nh: Con ngЖ°б»ќi khГґng phбєЈi lГ  mб»™t cб»— mГЎy, hб»Ќ hГ nh Д‘б»™ng dб»±a trГЄn lГЅ trГ­, caМ‰m xГєc, Д‘б»‹nh kiбєїn, Д‘б»™ng lб»±c cГЎ nhГўn, ГЎp lб»±c tГўm lý… rất khГі Д‘oГЎn Д‘б»‹nh vГ  kiб»ѓm soГЎt. CГ№ng mб»™t tГ¬nh huб»‘ng mб»—i ngЖ°б»ќi Д‘б»Ѓu cГі mб»™t cГЎch phбєЈn б»©ng rất khГЎc nhau dб»±a trГЄn kinh nghiệm, tГ­nh cГЎch vГ  tГўm trбєЎng.
  • Lб»—i vГ  sai sГіt do bất cбє©n thiбєїu tбє­p trung hoбє·c do khГґng đủ trГ¬nh Д‘б»™, kб»№ nДѓng vГ  kiбєїn thб»©c Д‘б»ѓ thб»±c hiện cГґng việc mб»™t cГЎch chГ­nh xГЎc vГ  an toГ n.
  • HГ nh vi cб»‘ ГЅ vГ  gian lбє­n: VГ¬ lб»Јi Г­ch cГЎ nhГўn hoбє·c do bất mГЈn.

Rủi ro đạo đức: Ỷ lại vào biện pháp bảo vệ (như bảo hiểm, hệ thống dự phòng), con người ít thận trọng hơn, chấp nhận rủi ro cao hơn trong công việc hoặc khi ra quyết định. Hoặc không tuân thủ quy trình bỏ qua cảnh báo vì nghĩ rằng hậu quả Công ty sẽ gánh chịu.

Trực giác, kinh nghiệm, khả năng phán đoán tình huống mới, sự nhạy bén, tinh thần trách nhiệm, văn hóa minh bạch và dũng cảm báo cáo rủi ro… là những yếu tố không có công cụ nào có thể thay thế con người.

• • KhбєЈ nДѓng nhбє­n diện sб»›m: NhГўn viГЄn lГ m việc trб»±c tiбєїp vб»›i hệ thб»‘ng vГ  quy trГ¬nh nГЄn thЖ°б»ќng phГЎt hiện Д‘Ж°б»Јc cГЎc dấu hiệu rủi ro tiб»Ѓm бє©n mГ  cГґng nghệ hoбє·c hệ thб»‘ng tб»± Д‘б»™ng cГі thб»ѓ bб»Џ qua
  • Linh hoбєЎt vГ  sГЎng tбєЎo: Con ngЖ°б»ќi cГі khбєЈ nДѓng Д‘Ж°a ra cГЎc giбєЈi phГЎp nhanh chГіng, linh hoбєЎt Д‘б»ѓ xб»­ lГЅ nhб»Їng tГ¬nh huб»‘ng bất ngб»ќ hoбє·c phЖ°МЃc tбєЎp Д‘iб»Ѓu mГ  mГЎy mГіc hay cГґng nghệ kho cГі thб»ѓ thб»±c hiện.
  • Mб»™t nб»Ѓn vДѓn hГіaВ khГґng Д‘б»• lб»—i, khuyбєїn khГ­ch hб»Ќc hб»Џi tб»« sai sГіt, cб»џi mб»џ thГґng tin vб»Ѓ rủi ro vГ  Д‘б»Ѓ cao Д‘бєЎo Д‘б»©cВ chГ­nh lГ  lГЎ chбєЇn mбєЎnh nhấtВ chб»‘ng lбєЎi rủi ro tб»« con ngЖ°б»ќi.В NГі Д‘б»‹nh hГ¬nh cГЎch thб»©c mГ  mб»Ќi ngЖ°б»ќi trong tб»• chб»©c suy nghД©, hГ nh Д‘б»™ng tЖ°ЖЎng tГЎc vб»›i rủi ro. DГ№ mб»—i tб»• chб»©c cГі xГўy dб»±ng quy trГ¬nh chбє·t chбєЅ Д‘бєїn hay Д‘бє§u tЖ° vГ  cГґng nghệ hiện Д‘бєЎi Д‘бєїn Д‘Гўu, nбєїu khГґng cГі mб»™t vДѓn hГіa phГ№ hб»Јp thГ¬ nhб»Їng nб»— lб»±c quбєЈn trб»‹ rủi ro sбєЅ khГі lng mang lбєЎi hiệu quбєЈ.

Xây dựng quy trình quản trị rủi ro với con người là trung tâm

Mọi bước trong quy trình đều phụ thuộc vào chất lượng con người thực hiện:

1. Thiết lập bối cảnh: Lãnh đạo phải hiểu rõ và cam kết. Nhân viên cần nắm được ngữ cảnh để nhận diện rủi ro phù hợp.
2. Nhận diện rủi ro: Đòi hỏi sự tỉnh táo, kinh nghiệm và can đảm của mọi nhân viên ở mọi cấp để không bỏ sót rủi ro, đặc biệt rủi ro tiềm ẩn từ nội bộ.
3. Phân tích & đánh giá: Cần kiến thức chuyên môn, tính khách quan và liêm chính để đánh giá đúng mức độ rủi ro, tránh định kiến hoặc che giấu.
4. Xử lý rủi ro (4T): Việc lựa chọn và thực hiện chiến lược phụ thuộc vào năng lực ra quyết định, kỹ năng thương lượng, và sự tuân thủ của người thực thi.
5. Giám sát & xem xét: Đòi hỏi tính kỷ luật, trung thực trong báo cáo và tinh thần cầu tiến để liên tục cải thiện.
6. Ghi chép & truyền thông: Kỹ năng giao tiếp rõ ràng, minh bạch của người quản lý và sự chủ động lắng nghe, phản hồi của mọi thành viên là chìa khóa.

Để quản trị rủi ro mang lại giá trị cho tổ chức

Con ngЖ°б»ќi – Yбєїu tб»‘ quyбєїt Д‘б»‹nh sб»± bб»Ѓn vб»Їng

QuбєЈn trб»‹ rủi ro hiệu quбєЈ khГґng bao giб»ќ chỉ lГ  của riГЄng quy trГ¬nh hay cГґng nghệ.В Con ngЖ°б»ќi mб»›i lГ  trung tГўm – vб»«a lГ  nguб»“n phГЎt sinh rủi ro lб»›n nhất, vб»«a lГ  nguб»“n Д‘Ж°a ra giбєЈi phГЎp maМЈnh mбєЅ nhất.В ThГ nh cГґng hay thất bбєЎi phụ thuб»™c vГ o:

1. Cam kết không khoan nhượng của Lãnh đạo trong việc xây dựng văn hóa quản trị rủi ro lành mạnh.
2. Năng lực, đạo đức và tinh thần trách nhiệm của từng thành viên trong tổ chức.
3. Mб»™t nб»Ѓn vДѓn hГіa tб»• chб»©c minh bбєЎch, khГґng Д‘б»• lб»—i, cб»џi mб»џ vГ  luГґn hб»Ќc hб»Џi.

“QuбєЈn trб»‹ rủi ro thГ nh cГґng khГґng phбєЈi б»џ chб»— loбєЎi bб»Џ mб»Ќi rủi ro, mГ  б»џ chб»— xГўy dб»±ng Д‘Ж°б»Јc mб»™t Д‘б»™i ngЕ© cГі đủ nДѓng lб»±c, Д‘бєЎo Д‘б»©c vГ  tinh thбє§n Д‘б»ѓ nhбє­n diện, Д‘б»‘i mбє·t vГ  vЖ°б»Јt qua chГєng, biбєїn thГЎch thб»©c thГ nh cЖЎ hб»™i phГЎt triб»ѓn”.